Urząd Gminy Dopiewo ogłasza nabór na stanowisko podinspektora ds. obsługi sekretariatu w Referacie Organizacyjno-Administracyjnym Urzędu Gminy w Dopiewie

1. Wymagania od kandydata:

1) Wykształcenie:

  • niezbędne: wyższe (pożądane o kierunku administracyjnym)
  • dodatkowe: brak 

2) Doświadczenie zawodowe:

  • niezbędne: brak
  • dodatkowe:  2-letni staż pracy na stanowisku związanym z obsługa sekretariatu

3) Dodatkowe umiejętności:

  • wysoki poziom umiejętności obsługi komputera, programów w pakiecie Office i Internetu oraz umiejętność redagowania tekstów
  • wysoki poziom umiejętności społecznych,
  • umiejętności budowania dobrych relacji z klientami zewnętrznymi Urzędu,
  • umiejętności budowania dobrych relacji wewnątrz  Referatu i Urzędu,
  • umiejętność organizowania pracy,
  • umiejętność analitycznego myślenia,

4) Ponadto od kandydatów oczekujemy:

  • łatwości nawiązywania kontaktów,
  • komunikatywności i wysokiej umiejętności współpracy w zespole,
  • obowiązkowości i rzetelności
  • odporności na stres,
  • umiejętności realizacji równoległej kilku procesów,
  • asertywności,
  • samodzielności, kreatywności,
  • konsekwencji,
  • odpowiedzialności,
  • radzenia sobie w relacjach z trudnym klientem.

2. Zakres zadań na stanowisku:

  • Obsługa kancelaryjna i organizacyjna Wójta:
  • pisanie pism, które Wójt pozostawia do własnego załatwienia,
  • pilnowanie terminów odpowiedzi,
  • znakowanie pism,
  • prowadzenie kalendarza Wójta, w tym prowadzenie terminarza przyjęć interesantów,
  • rezerwowanie terminów spotkań,
  • powiadamianie o spotkaniach,
  • kontaktowanie się na zewnątrz w sprawie organizacji spotkań,
  • obsługa kontaktów telefonicznych,
  • rozdział korespondencji zgodnie z dyspozycjami;
  • przyjmowanie korespondencji do podpisu oraz zwrot podpisanej korespondencji na stanowiska pracy;

Obsługa kontaktów emailowych z Urzędem:

  • e-maili oraz kierowanie ich do korespondencji,
  • w przypadkach pilnych przedkładanie do natychmiastowej dekretacji Sekretarzowi
  • lub Zastępcy Wójta.
  • Obsługa klientów w sprawie skarg i wniosków, w tym prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków:
  • ewidencjonowanie wpływających do Urzędu skarg i wniosków,
  • pilnowanie terminów odpowiedzi,
  • udzielanie odpowiedzi.
  • Obsługa posiedzeń Wójta odbywających się w gabinecie Wójta - przygotowywanie
  • miejsca dla gości łącznie z poczęstunkiem.
  • Prowadzenie rejestru upoważnień, pieczęci i pieczątek urzędowych pracowników oraz
  • legitymacji służbowych
  • Prowadzenie rejestru kontroli jednostki i rejestracja protokołów kontrolnych.
  • Monitorowanie informacji zamieszczanych w prasie i portalach internetowych dotyczących Gminy Dopiewo
  • Prowadzenie działań informacyjnych na serwisach społecznościowych zarządzanych przez Gminę
  • Wystawianie i rejestrowanie delegacji pracowników:
  • wystawianie delegacji,
  • ewidencjonowanie delegacji,
  • zaznaczenie w liście obecności,
  • prowadzenie rejestru delegacji.
  • Wykonywanie innych poleceń przełożonych w zakresie kwalifikacji pracownika

3. Informacja o wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych:

  • W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, wynosi - mniej niż 6%.
  • Zapraszamy kandydatów z orzeczoną niepełnosprawnością

4. Informacja o warunkach pracy na stanowisku:

4.1 Wymiar czasu pracy - 1 etat
4.2 Praca:

  • w pomieszczeniu biurowym (parter, piętro, brak windy)
  • w zespole
  • przy sztucznym oświetleniu

wymagająca:

  • wymuszonej pozycji ciała
  • szczególnej koncentracji
  • obsługi komputera i programów komputerowych
  • obsługi urządzeń biurowych (skaner, kserokopiarka, fax)
  • dobrej ostrości wzroku
  • częstego kontaktu z ludźmi.

5. Kandydatów zapraszamy do składania aplikacji zawierających:

Dokumenty niezbędne:

  • oryginał kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie – dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej www.dopiewo.pl
  • kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe, wymagane do wykonywania pracy na oferowanym stanowisku,
  • oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb naboru,
  • oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych, o korzystaniu z pełni praw publicznych
  • zaświadczenie potwierdzające staż w jednostkach samorządu terytorialnego lub odbytą służbę przygotowawczą,
  • dokument potwierdzający znajomość języka polskiego – dotyczy obcokrajowców,
  • kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność – dotyczy kandydata niepełnosprawnego, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art.13 a ustawy o pracownikach samorządowych, (t.j. Dz. U. 2016, poz. 902 z późn. zm.).

Dokumenty dodatkowe:

  • list motywacyjny,
  • życiorys (CV).

6. Termin i miejsce składania dokumentów:

Dokumenty aplikacyjne należy składać osobiście lub przesyłać na adres:  

Urząd Gminy Dopiewo, ul. Leśna 1 c, 62-070 Dopiewo,

Kancelaria Urzędu, pok. 5

w terminie do dnia 23 stycznia 2018 roku z dopiskiem na kopercie:  „Nabór na stanowisko podinspektora ds. obsługi sekretariatu w Referacie Organizacyjno-Administracyjnym Urzędu Gminy w Dopiewie”

7. Sposób powiadamiania kandydatów o terminie przeprowadzenia naboru:

O terminie przeprowadzenia naboru i rozmowy kwalifikacyjnej kandydatów spełniających wymagania formalne zawiadomimy telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Kwestionariusz osobowy

Herb Gmina Dopiewo